Ce n'est peut-être pas encore l'ancienne normalité, mais le monde semble s'acheminer vers une nouvelle normalité où des événements en personne, s'ils sont soigneusement planifiés, peuvent avoir lieu et se déroulent toujours. De nombreuses entreprises cherchent des moyens de planifier et d'organiser des événements dont les composants physiques et virtuels fonctionnent en tandem. Des événements dits « hybrides », ces événements bénéficient à la fois de la camaraderie d'un événement à l'ancienne et de l'accessibilité qu'ils permettent à ceux qui ne peuvent pas participer en personne.
Alors que la pandémie a fait rage pendant la majeure partie de l'année dernière, la plupart des entreprises qui organisent des événements ont dû passer à des événements uniquement virtuels, ce qui a nécessité un certain apprentissage et des ajustements pour la plupart des gens. Face à cette nécessité pour le monde de désapprendre certains comportements et d'en apprendre de nouveaux, les sociétés d'événements virtuels ont développé des outils et des fonctionnalités pour rendre les événements virtuels possibles. Vous avez probablement entendu parler d'au moins une session WebEx, Google Meet ou Zoom au cours des dernières semaines. Malgré cet obstacle imprévu, la plupart des entreprises ont réussi à passer à la tenue de réunions virtuelles, pour la plupart.
Alors que les entreprises évoluent dans la nouvelle normalité des événements hybrides, les organisateurs d'événements cherchent à combiner le meilleur des deux mondes. Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur la façon dont vous pouvez passer d'événements uniquement virtuels à des événements hybrides et comment vous pouvez faire de votre événement hybride un succès.
Qu'est-ce qui caractérise un bon événement hybride ?
Dans tous les événements hybrides, les participants peuvent participer à la fois à des sessions en personne (ou plutôt, devrions-nous dire l'une ou l'autre) et à des webinaires en ligne. L'événement physique est diffusé en direct sur une plateforme d'événements virtuels, de sorte que les participants ne doivent pas manquer l'événement pour des raisons de temps, de déplacement ou de problèmes de santé. Pour ces participants, l'organisation organisatrice peut organiser l'événement en parallèle sur une plateforme en ligne telle que Zoom, créant ainsi une expérience inclusive pour tous les participants. Cette fusion parfaite du virtuel et du physique constitue l'événement hybride.
Mais qu'est-ce qui fait qu'un événement hybride est excellent ou réussi ? Pour organiser un événement hybride réussi, les entreprises doivent penser au-delà de la simple composante physique et virtuelle. Si le contenu ou les fonctionnalités des composants virtuels sont ennuyeux et arides, il y a de fortes chances que vous obteniez une participation simplement pour cocher la case de participation. Il est essentiel de choisir une plateforme d'événements dotée de fonctionnalités permettant un engagement en ligne. Les autres éléments à prendre en compte sont les suivants : qu'est-ce qui rend l'événement accessible et inclusif pour le public qui ne peut pas être présent physiquement ? La plateforme propose-t-elle des fonctionnalités de sous-titrage pour un public malentendant, par exemple ? Ou les légendes peuvent-elles être traduit dans différentes langues qui s'adressent à votre public distant ? La plateforme s'adapte-t-elle aux mobiles en termes d'apparence et de convivialité ? Est-il indépendant de l'appareil ? C'est-à-dire, peut-il être diffusé sur un écran plus grand comme le téléviseur ? Les fonctionnalités d'accessibilité, telles que les sous-titres, sont-elles visibles sur un petit écran mobile ? Dispose-t-il d'une option de lecture ou d'une fonction de bascule pour passer d'une session à l'autre de manière fluide ? Peut-il être facilement partagé sur les réseaux sociaux ? La bonne plateforme devrait être en mesure de les accueillir tous ou, du moins, la plupart d'entre eux.
Planifier un événement hybride
Lorsque vous planifiez un événement hybride, préparez-vous à réussir dès le départ. Constituons un dossier rapide sur les cases que vous devez cocher pour cela.
- Heure : Est-ce que ce sera un événement d'une journée ? Combien de séances ? Certaines sessions auront-elles lieu en parallèle ? Si plusieurs sessions parallèles font partie du programme de l'événement, vous aurez besoin d'une plateforme d'événements virtuels avec des salles de discussion, comme Zoom.
- Plateforme : Lors de vos recherches sur la plateforme, voici les fonctionnalités qu'elle devrait proposer.
- Widgets personnalisés à des fins de marque
- Fonctionnalités d'engagement telles que les sondages et les partages sociaux
- Contenu en direct/à la demande
- Boîtes de discussion pour les sessions virtuelles de questions-réponses
- Salles de réunion, comme mentionné ci-dessus.
- Sous-titrage : Renseignez-vous au préalable sur le service de sous-titrage pour vérifier la gamme de solutions qu'il propose. Est-ce qu'ils font du sous-titrage en direct avec des sous-titreurs humains ? Le sous-titrage est-il assuré 24 heures sur 24, afin que les participants des autres fuseaux horaires ne soient pas affectés ? Offrent-ils support technique en direct pendant la durée de l'événement ? Qu'en est-il de la traduction automatique des sous-titres ?
- Budget : Les contraintes budgétaires peuvent parfois mener à de mauvaises décisions. Si vous êtes en laisse courte, envisagez une solution de sous-titrage et de traduction qui fonctionne pour les événements en direct et préenregistrés. Les traductions automatiques intégrées à un service de sous-titrage peuvent vous faire économiser sur les coûts et la planification, car il s'agit d'une solution unique pour le volet virtuel de votre événement hybride.
- Public : Supposons que vous organisiez l'événement en anglais, mais que le public cible de cet événement soit en direct, dans trois pays différents, qui participeront tous virtuellement à l'événement. Quelles sont les langues parlées dans ces pays, à part l'anglais ? Vérifiez si la traduction automatique s'adresse à ces pays. Le service de sous-titrage intégré à la plateforme de l'événement propose-t-il ces trois langues dans ses offres ? Choisissez une plateforme dont le partenaire de sous-titrage propose une traduction en temps réel dans le plus grand nombre de langues.
En résumé
Synchroniser les mots est l'un des principaux services de sous-titrage et de traduction en direct au monde qui s'appuie sur une combinaison de services humains, d'apprentissage automatique et d'intelligence artificielle pour simplifier les solutions de sous-titrage pour les clients et les clients. Notre objectif est de rapprocher le monde, une langue/un mot à la fois. SyncWords est à la pointe de l'automatisation du sous-titrage et du sous-titrage pour les contenus en temps réel et préenregistrés. Nos solutions de sous-titrage et de traduction sont regroupées dans une offre globale destinée aux clients. De plus, nous proposons des capacités de traduction dans plus de 100 langues, et d'autres extensions linguistiques sont en cours de préparation. Lorsque vous planifiez votre événement hybride, insistez sur SyncWords comme fournisseur de sous-titres de votre choix. Vous tirez le meilleur parti du sous-titrage et de la traduction en choisissant SyncWords.
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