Des événements hybrides. Il y a de fortes chances que vous ayez entendu ce terme au moins une fois au cours des derniers mois. Le fait de naviguer dans la nouvelle normalité des connexions principalement virtuelles nous a rendus encore plus créatifs lorsque nous nous réunissons en groupe. Avez-vous « assisté » à un mariage diffusé en direct sur YouTube sans quitter votre domicile ? Avez-vous regardé une cérémonie de remise de prix sur votre téléviseur ou votre ordinateur ? Avez-vous participé à la remise des diplômes d'études secondaires ou universitaires de quelqu'un à des centaines de kilomètres de distance ? Vous êtes-vous connecté à l'espace personnel annuel de votre organisation depuis votre bureau à domicile ? Félicitations, vous avez participé à un événement hybride.
Événement hybride : pourquoi vous devez en organiser un
Alors, qu'est-ce qu'un événement hybride ? Un événement hybride ou mixte combine à la fois l'expérience de participation en personne et virtuelle, vous permettant de participer à un événement en direct à des milliers de kilomètres, voire à un continent ou deux. Pour ceux qui participent virtuellement à un événement en direct, plusieurs cases doivent être cochées en ces temps incertains.
Premièrement, il n'y a pas de FOMO. Vous ne manquez rien et pouvez « assister » en temps réel, même si vous n'êtes pas physiquement présent. Vous êtes présent virtuellement. Et cela fait toute la différence dans des scénarios tels que les mariages, les fêtes prénatales, etc. Deuxièmement, vous bénéficiez d'une plus grande flexibilité. En raison de la pandémie, beaucoup d'entre nous ont dû apporter des modifications importantes à la façon dont nous communiquons avec nos cercles sociaux et professionnels. Lorsque vous confirmez votre présence pour assister virtuellement à un événement en direct, vous pouvez vous assurer que votre participation se fasse sentir sans vous soucier des déplacements et de l'hébergement et des nombreux détails dont vous devez tenir compte avant de vous déplacer.
Trois, la plupart des plateformes virtuelles ont élargi le réseau d'accessibilité et l'inclusion pour tous. Lorsque vous regardez sur une plateforme virtuelle sur votre téléphone, par exemple, vous pouvez diffuser sur votre téléviseur pour le regarder sur un écran plus large. Les personnes âgées qui ne peuvent de toute façon pas parcourir de longues distances peuvent accéder à ces événements et rester en contact. Vous pouvez choisir de lire les sous-titres pendant l'événement pour vous assurer de ne pas avoir oublié les détails clés, une fonctionnalité qui Synchroniser les mots est l'un des principaux fournisseurs de services dans. Et si l'événement hybride prend la forme d'une assemblée publique ou de la remise des prix annuels de performance de votre entreprise, vous pouvez encourager vos collègues depuis votre domicile en toute sécurité grâce à des commentaires en direct et à des huzzahs sur les réseaux sociaux.
Comment planifier un événement hybride : détails, détails, détails.
Que vous soyez organisateur de fêtes, organisateur de mariages ou responsable d'événements, vous comprendrez la logistique de tout événement. La quantité de travail que vous allez fournir est à peu près la même, mais avec un événement hybride, les chances de succès augmentent de façon exponentielle, car il n'y a pas de limite en termes d'audience. Vous ne pourrez pas vous contenter d'un moment après le succès de votre événement, mais il est probable qu'il trouvera un écho auprès d'un plus grand nombre de personnes pendant longtemps, grâce à l'amplification en ligne grâce à l'engagement post-événement et aux réseaux sociaux.
Et comme pour tout événement, vous devrez probablement passer par quelques étapes et points de contrôle cruciaux lorsque vous commencerez à en planifier un.
- Définissez votre public : À qui est destiné cet événement ? Que gagneront-ils à y participer ? Qu'est-ce qui les intéressera à cet événement ? Où et quand cela aura-t-il lieu ? Qui organisera l'événement ? Qui va gérer l'événement ? Vous aurez besoin de réponses à toutes ces questions lors de la première étape de la planification de tout événement.
- Le plan directeur de l'événement : Lors de la conception de l'événement, élaborez un programme qui donne des points sur les points suivants : facilité de participation, engagement élevé, flexibilité, accessibilité, inclusivité. Quelle que soit l'occasion, portez une attention particulière aux détails. Le déroulement de l'événement doit être clair pour vous : calendrier, sessions, conférenciers, détails techniques, pré-vérifications de l'événement, etc.
- Choisissez votre plateforme virtuelle : Il s'agit de l'étape la plus cruciale pour organiser un événement hybride réussi. Choisissez une plateforme qui vous offre d'excellentes fonctionnalités d'engagement, telles que les commentaires et le sous-titrage, une diffusion en direct ininterrompue, des médias de haute qualité, des fonctionnalités de commentaires, la possibilité d'enregistrer et de télécharger votre événement, et des modules complémentaires intéressants tels que fonctionnalités de sous-titrage et de traduction.
- Responsables des réunions : Pour un événement hybride, il est prudent d'avoir à la fois un responsable de réunion en direct et un responsable de réunion virtuel, qui seront vos interlocuteurs pour gérer leurs sections de l'événement. Bien que le responsable de la réunion en personne puisse vous aider à gérer la logistique des présences, à vérifier le micro, à organiser les places, etc., votre responsable de réunion virtuelle doit coordonner vos activités avec vous deux pour vérifier la plateforme avant l'événement, résoudre les problèmes techniques tels que le décalage audio ou vidéo, collaborer sans faille avec la plateforme d'hébergement virtuel et autres questions connexes.
- Élaborez un plan de communication détaillé : Pour qu'un événement soit un succès, il doit y avoir une communication ouverte avec le public, à la fois avant et après l'événement. Utilisez des outils de communication tels qu'un bulletin d'information préalable à l'événement, des alertes textuelles ou électroniques utiles pour les personnes qui ont choisi de recevoir des rappels, etc. Communiquez des hashtags pertinents à utiliser par le public sur plateformes de réseaux sociaux pendant l'événement bien à l'avance. Encouragez la participation pendant l'événement avec des gestionnaires de communauté qui peuvent aider le public à s'impliquer pendant l'événement. Après l'événement, assurez-vous que les formulaires de sondage sont envoyés à tous les participants pour vous faire part de leurs commentaires.
Associez-vous à SyncWords pour votre prochain événement hybride
Les événements hybrides présentent un potentiel plus important en termes d'engagement du public, qu'il s'agisse d'un événement organisé dans un cercle social intime ou d'un événement réunissant tous les acteurs de l'entreprise. Votre public s'élargit considérablement tout en profitant des opportunités d'engagement qu'offre un événement en direct en offrant aux participants la possibilité de participer à l'événement en ligne.
En tant que responsable du développement commercial, Giovanni Gálvez joue un rôle crucial en aidant nos partenaires et clients à organiser des événements réussis pour public diversifié. Gio est passionné par ce que la technologie peut faire pour rendre les événements accessibles et inclusifs pour tous. Cette passion sous-tend notre engagement à proposer des produits qui reflètent ces valeurs fondamentales de l'entreprise : permettre au monde de se rapprocher, sans frontières ni limites. Grâce au sous-titrage en direct, à l'assistance technique en temps réel et à la traduction en bibliothèque de langues en constante expansion, SyncWords est là pour collaborer avec vous afin de rendre tous vos événements hybrides réussis, évolutifs et accessibles à tous.
Voici ce que dit Gio à propos des événements hybrides. « Les événements et conférences hybrides constituent une excellente opportunité pour le développement de technologies d'accessibilité, et notre plateforme SyncWords Live a été conçue pour fournir un sous-titrage codé et une traduction aux participants en personne et virtuels. Nous disposons d'un portefeuille de nouvelles fonctionnalités et de lancements qui rendront les événements hybrides plus accessibles et inclusifs. Notre objectif est de faciliter la planification et d'intégrer parfaitement les différentes plateformes d'événements. »
Liste de contrôle des événements hybrides SyncWords
Voici une liste de contrôle pratique en 10 points pour le prochain événement hybride que vous organiserez.
- Décidez de la portée de l'événement
- Établissez un ordre du jour clair
- Créez un engouement avant l'événement
- Désignez des responsables de réunions : en personne et virtuellement
- Choisissez une plateforme d'hébergement dotée de fonctionnalités de sous-titrage pour l'événement
- Établissez des liens entre le public en personne et le public virtuel
- Utilisez les réseaux sociaux pour amplifier
- Encouragez les participants à participer en direct
- Solliciter des commentaires après l'événement
- Mousse. Rincer. Répéter. Tu as compris !
