Puede que todavía no sea la vieja normalidad, pero el mundo parece estar avanzando hacia una nueva normalidad en la que los eventos presenciales, si se planifican cuidadosamente, pueden ocurrir y están sucediendo. Muchas empresas están buscando formas de planificar y ejecutar eventos que tengan componentes físicos y virtuales que funcionen en conjunto. Conocidos como eventos «híbridos», estos eventos gozan tanto de la camaradería de un evento de la vieja escuela como de la accesibilidad que permiten a quienes no pueden participar en persona.
A medida que la pandemia se prolongó durante la mayor parte del año pasado, la mayoría de las empresas que organizan eventos tuvieron que optar por eventos exclusivamente virtuales, lo que supuso un poco de aprendizaje y reajuste para la mayoría de las personas. Ante la necesidad de que el mundo desaprendiera algunos comportamientos y aprendiera otros nuevos, las empresas de eventos virtuales desarrollaron herramientas y funciones para hacer posibles los eventos virtuales. Es probable que hayas oído hablar de al menos una sesión de WebEx, Google Meet o Zoom en las últimas semanas. A pesar de este imprevisto obstáculo, la mayoría de las empresas lograron pasar a la convocatoria virtual, en su mayor parte.
Y a medida que las empresas navegan por la nueva normalidad de los eventos híbridos, los planificadores de eventos buscan fusionar lo mejor de ambos mundos. Para su beneficio, a continuación encontrará algunos consejos sobre cómo puede pasar de eventos exclusivamente virtuales a eventos híbridos y cómo puede hacer que su evento híbrido sea un éxito.
¿Qué hace que un evento híbrido sea bueno?
En todos los eventos híbridos, los asistentes pueden participar tanto en sesiones presenciales como en seminarios web en línea (o mejor dicho, deberíamos decir en cualquiera de ellos). El evento presencial se retransmite en directo a través de una plataforma de eventos virtuales, por lo que los participantes no tienen que perder la oportunidad por motivos de tiempo, viajes o salud. Para estos participantes, la organización anfitriona puede organizar el evento de forma paralela en una plataforma en línea como Zoom, creando así una experiencia inclusiva para todos los participantes. Esta fusión perfecta de lo virtual y lo físico constituye el evento híbrido.
Pero, ¿qué hace que un evento híbrido sea excelente o exitoso? Para organizar un evento híbrido exitoso, las empresas deben pensar más allá del componente físico y virtual. Si el contenido o las características de los componentes virtuales son aburridos y aburridos, lo más probable es que solo consigas participar por marcar la casilla de participación. Es fundamental elegir una plataforma de eventos con funciones que permitan la participación en línea. Sin embargo, otros elementos a tener en cuenta son: ¿qué hace que el evento sea accesible e inclusivo para la audiencia que no puede estar presente físicamente? ¿La plataforma tiene la capacidad de subtitular para una audiencia con problemas de audición, por ejemplo? ¿O los subtítulos pueden ser traducidos a diferentes idiomas que se adapten a su audiencia remota? ¿La plataforma se adapta a dispositivos móviles en términos de apariencia? ¿Es independiente del dispositivo? Es decir, ¿se puede proyectar en una pantalla más grande como la televisión? ¿Las funciones de accesibilidad, como los subtítulos, son visibles en una pequeña pantalla móvil? ¿Tiene una opción de reproducción o una función de conmutación para pasar de una sesión a otra sin problemas? ¿Se puede compartir fácilmente en las redes sociales? La plataforma adecuada debería poder dar cabida a todos o, al menos, a la mayoría de ellos.
Planificación de un evento híbrido
Cuando planifique un evento híbrido, prepárese para el éxito desde el principio. Vamos a elaborar un breve dossier con las casillas que hay que marcar para ello.
- Hora: ¿Será un evento de un día? ¿Cuántas sesiones? ¿Algunas de las sesiones se realizarán en paralelo? Si el itinerario del evento incluye varias sesiones paralelas, necesitarás una plataforma de eventos virtuales con salas para grupos pequeños, como Zoom.
- Plataforma: Al investigar la plataforma, estas son las funciones que deberían ofrecer.
- Widgets personalizados para fines de marca
- Funciones de participación como encuestas y acciones en redes sociales
- Contenido en vivo/bajo demanda
- Buzones de chat para sesiones virtuales de preguntas y respuestas
- Salas para grupos pequeños, como se mencionó anteriormente.
- Subtitulación: Investigue previamente el servicio de subtitulado para comprobar la gama de soluciones que ofrecen. ¿Hacen subtítulos en directo con subtituladores humanos? ¿Se subtitulan las 24 horas del día para que los participantes de otras zonas horarias no se vean afectados? ¿Ofrecen soporte técnico en vivo durante el transcurso del evento? ¿Qué pasa con las traducciones automáticas de los subtítulos?
- Presupuesto: Las restricciones presupuestarias a veces pueden llevar a una mala toma de decisiones. Si tienes poco tiempo, considera una solución de subtitulado y traducción que funcione para eventos en directo y pregrabados. Las traducciones automáticas que forman parte de un servicio de subtitulado pueden ahorrarle costes y planificación, ya que se trata de una solución integral para el componente virtual de su evento híbrido.
- Audiencia: Supongamos que organizas el evento en inglés, pero el público objetivo de este evento, en vivo, en tres países diferentes, todos los cuales asistirán al evento de forma virtual. ¿Qué idiomas se hablan en esos países, además del inglés? Compruebe si la traducción automática se adapta a esos países. ¿El servicio de subtítulos que está integrado en la plataforma de eventos incluye esos tres idiomas en su oferta? Elija una plataforma cuyo socio de subtitulado ofrezca traducciones en tiempo real en la mayor cantidad de idiomas.
En resumen
Sincronizar palabras es uno de los principales servicios de traducción y subtitulación en directo del mundo que se basa en una combinación de servicios humanos y aprendizaje automático e inteligencia artificial para simplificar las soluciones de subtitulado para clientes y clientes. Nuestro objetivo es acercar el mundo, un idioma/palabra a la vez. SyncWords es líder en la automatización de subtitulación y subtitulación para contenido en tiempo real y pregrabado. Nuestras soluciones de subtitulado y traducción se incluyen en un paquete para los clientes. Además, ofrecemos capacidades de traducción a más de 100 idiomas, y tenemos previsto ampliar aún más idiomas. Cuando planifique su evento híbrido, insista en que SyncWords sea el proveedor de subtítulos que elija. Al elegir SyncWords, obtendrá lo mejor de los subtítulos y de la traducción.
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