Eventos híbridos. Provavelmente, você já ouviu falar desse termo pelo menos uma vez nos últimos meses. Navegar no novo normal de conexões principalmente virtuais nos tornou ainda mais criativos ao nos reunirmos em grupos. Você já “compareceu” a um casamento que foi transmitido ao vivo no YouTube sem sair de casa? Você assistiu a uma cerimônia de premiação na sua TV ou computador? Você já participou da formatura do ensino médio ou universitário de alguém a centenas de quilômetros de distância? Você já fez login no diário anual de sua organização em seu escritório doméstico? Parabéns, você participou de um evento híbrido.
Evento híbrido: Por que você precisa hospedar um
Então: o que é um evento híbrido? Um evento híbrido ou misto combina a experiência de participação presencial e virtual, permitindo que você participe de um evento ao vivo a milhares de quilômetros ou até mesmo de um continente ou dois de distância. Para quem participa virtualmente de um evento ao vivo, várias caixas precisam ser marcadas nesses horários incertos.
Primeiro, não há FOMO. Você não perde e pode “comparecer” em tempo real, mesmo que não esteja fisicamente presente. Você está presente virtualmente. E isso faz toda a diferença em cenários como casamentos, chás de bebê e afins. Segundo, você tem maior flexibilidade. Devido à pandemia, muitos de nós tivemos que fazer ajustes significativos na forma como nos comunicamos com nossos círculos sociais e de trabalho. Quando você confirma presença virtual em um evento ao vivo, você pode garantir que sua participação seja sentida sem se preocupar com viagens e acomodações e com os muitos detalhes que você precisa considerar para fazer uma viagem para outro local.
Três, a maioria das plataformas virtuais ampliou a rede de acessibilidade e inclusão para todos. Ao assistir em uma plataforma virtual no celular, por exemplo, você pode transmitir para a TV para assisti-la em uma tela maior. Pessoas mais velhas que, de qualquer forma, podem não conseguir viajar longas distâncias podem acessar esses eventos e permanecer conectadas. Você pode optar por ler as legendas durante o evento para garantir que não tenha perdido os principais detalhes, um recurso que SyncWords é um provedor de serviços líder em. E se o evento híbrido for um escritório municipal ou o prêmio anual de desempenho de sua empresa, você pode torcer por seus colegas na segurança de seu escritório doméstico por meio de comentários ao vivo e elogios nas redes sociais.
Como planejar um evento híbrido: detalhes, detalhes, detalhes.
Seja você um organizador de festas, organizador de casamentos ou gerente de eventos, você entenderá a logística de qualquer evento. A quantidade de trabalho que você dedicará é praticamente a mesma, mas com um evento híbrido, as chances de sucesso aumentam exponencialmente, pois não há limite em termos de público. Você não desfrutará apenas de uma alta momentânea após o sucesso de seu evento; provavelmente isso repercutirá por muito tempo com um grupo maior de pessoas, graças à amplificação on-line por meio do engajamento pós-evento e das mídias sociais.
E, como acontece com a organização de qualquer evento, você provavelmente terá algumas etapas e pontos de verificação cruciais ao começar a planejar um.
- Defina seu público: Para quem é o evento? O que eles ganharão com a participação? E quanto ao evento, eles vão gostar? Onde e quando isso acontecerá? Quem conduzirá o evento? Quem gerenciará o evento? Você precisará ter respostas para todas essas perguntas como primeira etapa para planejar qualquer evento.
- O plano mestre do evento: Ao planejar o evento, desenvolva uma agenda que pontue nos seguintes pontos: facilidade de participação, alto engajamento, flexibilidade, acessibilidade e inclusão. Seja qual for a ocasião, preste muita atenção aos detalhes. O fluxo do evento deve ser claro para você: horários, sessões, palestrantes, detalhes técnicos, pré-verificações do evento, etc.
- Escolha sua plataforma virtual: Essa é a etapa mais crucial para hospedar um evento híbrido bem-sucedido. Escolha uma plataforma que ofereça excelentes recursos de engajamento, como comentários e legendas, transmissão ao vivo ininterrupta, mídia de alta qualidade, recursos de comentários, a chance de gravar e baixar seu evento e complementos de valor, como capacidades de legendagem e tradução.
- Gerentes de reuniões: Para um evento híbrido, é prudente ter um gerente de reuniões ao vivo e um gerente de reuniões virtual, que serão seus principais responsáveis por gerenciar suas seções do evento. Embora o gerente de reuniões presencial possa ajudar com a logística de participação, verificação de microfone, organização de assentos etc., seu gerente de reunião virtual deve coordenar com vocês dois para garantir verificações da plataforma antes do evento, problemas técnicos, como atraso de áudio ou vídeo, colaboração perfeita com a plataforma de hospedagem virtual e assuntos relacionados.
- Crie um plano de comunicação detalhado: Para que qualquer evento seja bem-sucedido, é necessário que haja uma comunicação aberta com o público, antes e depois do evento. Utilize ferramentas de comunicação, como um boletim informativo pré-evento, alertas úteis de texto ou e-mail para aqueles que optaram por receber lembretes e coisas do gênero. Comunique hashtags relevantes para serem usadas pelo público em plataformas de mídia social durante o evento com bastante antecedência. Incentive a participação durante o evento com gerentes comunitários que possam ajudar o público a se envolver durante o evento. Após o evento, certifique-se de que os formulários de pesquisa sejam enviados a todos os participantes para que você saiba o feedback deles.
Faça parceria com a SyncWords para seu próximo evento híbrido
Os eventos híbridos têm um potencial mais significativo em termos de engajamento do público, seja um evento de círculo social íntimo ou um evento geral em toda a empresa. Seu público se expande consideravelmente enquanto ainda aproveita as oportunidades de engajamento que um evento ao vivo oferece ao oferecer aos participantes opções de interagir com o evento on-line.
Como nosso chefe de desenvolvimento de negócios, Giovanni Gálvez desempenha um papel crucial em ajudar nossos parceiros e clientes a organizar eventos de sucesso para uma conjunto diversificado de públicos. Gio é apaixonado pelo que a tecnologia pode fazer para tornar os eventos acessíveis e inclusivos para todos. Essa paixão sustenta nosso compromisso de lançar produtos que reflitam esses valores comerciais fundamentais: permitir que o mundo se aproxime, sem fronteiras e limitações. Por meio de legendas ao vivo, suporte técnico em tempo real e tradução para um biblioteca de idiomas em constante expansão, a SyncWords está lá para fazer parceria com você para tornar todos os seus eventos híbridos bem-sucedidos, escaláveis e acessíveis a todos.
Aqui está o que Gio tem a dizer sobre eventos híbridos. “Eventos e conferências híbridos apresentam uma grande oportunidade para o desenvolvimento de tecnologia de acessibilidade, e nossa plataforma SyncWords Live foi projetada para fornecer legendas ocultas e tradução para participantes presenciais e virtuais. Temos um conjunto de novos recursos e lançamentos que tornarão os eventos híbridos mais acessíveis e inclusivos. Nosso foco está na facilidade de agendamento e na integração perfeita com várias plataformas de eventos.”
A lista de verificação de eventos híbridos do SyncWords
Aqui está uma útil lista de verificação de eventos híbridos de 10 pontos para o próximo evento híbrido que você organizará.
- Decida o escopo do evento
- Defina uma agenda clara
- Crie um burburinho antes do evento
- Nomear gerentes de reuniões: presenciais e virtuais
- Escolha uma plataforma de hospedagem com recursos de legendagem para o evento
- Estabeleça conexões entre o público presencial e virtual
- Use as mídias sociais para amplificar
- Incentive os participantes a se envolverem ao vivo
- Solicite feedback após o evento
- Ensaboar. Enxágue. Repita. Você entendeu isso!
